こんにちは。
陽凪です。
今回は飲食業業界の、サラリーマン2年目である僕のタスク管理方法をつらつらと書きだします。
1年目からの変化、今後使ってみたいツールも合わせてご紹介！
ちなみに、2020年の3月からオフィスワーカーに異動となり、それまでは大手飲食店の現場で働いていました。
そんな、オフィスワークが『どぺーぺー』な僕の管理方法が参考になる方がいればいいなーくらいの気持ちで書きますね。
現在使用しているツールについて
まず初めに、現在タスクを管理する上で使用しているツールについて書いてみます。
Outlook内でのタスク管理
『いやいや、普通――――』と思ったそこのあなた。
僕も書いてみたはいいけど、書きながら同じ事思っていました。
とは言え、Outlookを制する物は仕事を制するっていう格言があるかどうかは知りませんが、自分に合った運用が出来れば間違いなく効率化は図れると思います。
言わずもがなOutlookは電子メール機能の役割が主であり、Outlook上でタスク管理するには、何よりもフォルダの活用方法が重要かと思います。(実は、電子メール以外も色々出来ちゃうよ)
僕のやり方は以下のような分類の仕方。
簡単に説明すると、『100％仕分け先が分かっているメール以外は仕分けしない』です。
フォルダを作成するとしたら例えば、『お問い合わせメール』や『予約確定メール』等が分かりやすいかと思います。
基本、「受信フォルダ」で全部受信して、全てのメールに目を通して、僕に必要があるメールのみ手動で「対応中フォルダ」にドラックする。
これだけですが、メールの見落としもなくなるし、進捗の管理も行いやすくなりました。
OneNote使用したタスク管理
OneNoteは1年目の途中から使用し始めました。
現場ではめったに行われない、打ち合わせが頻繁にあり、日々舞い込んでくる大小合わせたタスクの管理にてんやわんやだった僕に上司が勧めてくれました。
ざっくりした運用は以下の画像の通りです。
横軸(大カテゴリー)、縦軸(小～中カテゴリー)で管理しています。
細かい機能で、頻繁に使用するものでいうと、チェックボックスを入れてみたり、優先度(星マーク)を振ってみたり。
他にも沢山の機能があるとは認識していますが、今は不自由なく管理出来ているのでこれ以上掘り下げようかちょいと迷い中。
タスク管理熱が出たら少しいじることになるかなって感じですね。
そもそもなぜタスク管理が必要か
そもそも論でタスク管理タスク管理と呪文のように唱えていますが、何故重要かを僕なりに思考してまとめてみました。
可視化が出来て漏れが防げる
言われてみれば当然かもしれませんが、タスクを文字起こしして可視化する事で抱えているタスクが明確になります。
少数のタスクであれば脳内で記憶をしたり、付箋で管理が出来ますが、増殖を続けるタスクに関してはPCなりスマホに記憶させるべきです。
脳が1日に判断出来る回数は決まっているらしいので、無駄な決断に脳みそさんを使わないことで重要な場面で適切な判断も出来ます。
優先順位が明確になる
タスクを可視化する事で、優先順位をつける事が容易になります。
優先順位をつける、言い方を変えるとタイムマネジメント。
タイムマネジメントはコアスキルの一つでもあり、出来ると出来ないでは成果に雲泥の差が出ます。
結果効率的になる
タスク管理をする。
当初僕は否定的でした。
タスク管理の時間を割くくらいなら、今自分の頭にある業務を片端からこなした方が効率良くね?的な思考でしたが今となっては誤りであると当初の僕に喝を入れたいです。
タスクを可視化して、優先順位を明確にする事で自分の脳内の整理が出来、業務をこなしつつ次行うべき業務、その次に行う業務も頭に置いておくことが出来ます。
結果判断も正確に早くなり効率的にタスクをこなすことが出来ます。
「タスクをツールで管理しています」って言うとなんかかっこいい
僕は飲食店の現場からデスクワークと、180度違う業務を行う場に異動となりました。
タスクとかツールとか横文字使ってんじゃん！
まじ最先端じゃん！！
って、密かに興奮していました。
なんか一端のサラリーマンになった感を味わえる
もうそのままの意味です。
特にタスク管理をPCで完結している自分イケてるサラリーマンやん！！
って割とマジで当初思っていました。
…いや、まあ今も割とそうですが。
1年目との比較
1年間デスクワークに携わり、自分の成長を見返す為にも比較をしてみます。
- 現場時代～デスクワーク1年目：付箋で手書き管理
- 現在 ：Outlook管理＆OneNote管理
正直文字に纏めると大した事がないのですが、付箋時代はPC周りがべとべとしているし付箋の劣化による書き写しの手間、プライバシーもだだ漏れでした。
思い返しても切り替えて良かったと本気で思いますし今後もブラッシュアップはしていきたいですね。
今後使用したいツール3選
続いて、今後使用してみたいツールですね。
現状は最低限の管理ツールだと思いますが、ツールの切替えや追加でより効率的にタスクをこなせるなら積極的に導入したいと考えています。
Microsoft To Do
「Microsoft To Doとは、Microsoft社が提供する、クラウド型のタスク管理アプリケーションである。」byウィキペディア
会社でOutlookを使用しているので、ツールを統一する事で連携が出来るかなと思い検討中です。
Google Keep
「Google Keepは、Googleが提供するメモアプリ及びウェブサービスである。ウェブ、Android、iOS、Wear OS、Chrome OSの、5つのプラットフォームで提供されている。」byウィキペディア
使用したことはないのですが、Googleらしいシンプルなデザインで音声メモや画像メモ、手書きでもメモを残せて機能も豊富なイメージです。
Microsoft Teams
「Microsoft Teams (マイクロソフト・チームズ) は、マイクロソフトがWindows、macOS、Linux、iOS及びAndroid向けに開発・提供するコラボレーションプラットフォームである。」byウィキペディア
コラボレーションプラットフォーム…なんじゃそりゃ！って思いましたが、Teamsと言うだけあってチーム内での共有に向いていそうなイメージ。
実は、各業者との一括タスク進捗管理に使用する為に、某大手と一緒に設計中です。
まとめ
脳内でタスク把握～進捗管理まで完結出来るスーパーな人以外は、なにかしらのツールを使用してみるべきだと思います。
無料なツールで全く問題ないし、複雑に且つテクニカルに活用するよりはより簡潔にシンプルな活用をおすすめします。
目的は、「脳内の整理」と「業務効率化」ですので、タスク管理するための方法を掘り下げることが目的とならない様に注意しましょう！！
とりあえず今回はこんな感じです！
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